Huishoudelijk reglement

(vastgesteld door de ledenvergadering gehouden op 15 september 2001)

Artikel 1. Doel
Onder de in artikel 2 van de statuten genoemde randgebieden vallen ook de in dat artikel niet expliciet genoemde postwaarden die uit een door PTT Post geplaatste automaat of apparaat kunnen worden verkregen (zoals automaatzegels en portstroken) alsmede postwaarden in speciaal voor de publieksverkoop bedoelde verpakkingen (zoals hangboekjes en mailers).

Artikel 2. Leden
2.1 Tot lid van verdienste kunnen door het bestuur leden worden benoemd die bijzondere verdiensten aan de vereniging hebben bewezen. Zij zijn niet vrijgesteld van het betalen van contributie en hebben dezelfde rechten als gewone leden.
2.2 Nieuwe leden ontvangen een exemplaar van de statuten, van het huis­houdelijk reglement en van de bijzondere reglementen.

Artikel 3. Bestuur
3.1 Het bestuur is belast met alle zaken die de leiding van de vereniging betreffen. Het kan daartoe aan de ledenvergadering voorstellen doen tot delegatie van bepaalde werkzaamheden aan personen of commis­sies.
3.2 Kandidaatstelling door leden dient schriftelijk te gebeuren bij de secre­taris, en wel uiterlijk twee maal vierentwintig uur voor de aanvang van de ledenvergadering. Daarbij dient een schriftelijke bereidverklaring van de kandidaat te zijn bijgesloten .

Artikel 4. Taken van de bestuursleden
4.1 De voorzitter
• heeft de leiding van bestuur en vergadering;
• leidt vergaderingen en bijeenkomsten ;
• draagt er zorg voor dat de op bestuurs- en ledenvergaderingen genomen besluiten worden uitgevoerd en dat alle bepalingen uit de statuten en reglementen worden nageleefd;
• is bij officiële gelegenheden de vertegenwoordiger van het bestuur respectievelijk de vereniging , tenzij in voorkomend geval anders wordt beslist.
4.2 De secretaris
• voert de correspondentie namens het bestuur;
• notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen;
• beheert het archief.
4.3 De penningmeester
• beheert en verantwoordt de gelden van de vereniging;
• is verantwoordelijk voor de ledenadministratie en de inning van de contributies;
• controleert en int de provisies van nieuwtjesdiensten en veilingen ;
• zorgt dat jaarli jks controle van de boeken kan plaatsvinden door een door de ledenvergadering te benoemen kascommissie;
• stelt jaarlijks een financieel overzicht op over het algemeen verenigingsjaar conform het gestelde in artikel 13, 4e lid van de statuten.dat wordt gepubliceerd in het maart-Bulletin.

Artikel 5. Bijeenkomsten
Het bestuur organiseert vier maal per jaar – in de maanden maart, juni, sep­ tember en december – een bijeenkomst.
De bijeenkomsten omvatten ten minste:
• een gelegenheid tot koop en ruil van binnen het doel van de vereniging vallende materialen. Dit onderdeel is toegankelijk voor leden en intro­ ducés. Introducés behoeven de toestemming van het bestuur;
• een ledenvergadering, die uitsluitend toegankelijk is voor de leden en aspirant-leden;
• een veiling, waaraan uitsluitend leden kunnen deelnemen.

Artikel 6. Veilingen
6.1 Het bestuur benoemt uit de leden een veilingmeester.
6.2 De veilingmeester is verantwoordelijk voor het regelmatige verloop van de veilingen en voor de administratieve afwikkeling tijdens en na afloop van de veiling conform het als bijlage bij dit huishoudelijk reglement opgenomen veilingreglement.
6.3 De veilingmeester brengt jaarlijks schriftelijk een financieel verslag uit
aan de penningmeester van de vereniging. Eventuele baten maakt hij ten minste eenmaal per jaar over naar de penningmeester.

Artikel 7. Nieuwtjesdiensten
7.1 Het bestuur kan nieuwtjesdiensten instellen voor de verzamelgebieden vallende binnen het in artikel 2 van de statuten, respectievelijk in artikel 1 van dit reglement vermelde doel van de vereniging.
7.2 De leden belast met de uitvoering verrichten hun werkzaamheden conform het als bijlage bij dit huishoudelijk reglement opgenomen reglement voor de nieuwtjesdiensten.
7.3 Zij brengen jaarlijks schriftelijk een financieel verslag uit aan de penning­ meester van de vereniging. Eventuele baten maken zij ten minste een­ maal per jaar over naar de penningmeester .

Artikel 8. Rondzenddienst
8.1 Het bestuur benoemt uit de leden een commissaris voor het rondzen­ verkeer (hierna aan te duiden als CR).
8.2 De CR is verantwoordelijk voor het functioneren van de rondzenddienst
conform het als bijlage bij dit huishoudelijk reglement opgenomen reglement voor het rondzendverkeer.
8.3 De CR voert de financiële administratie van het rondzendverkeer. Hij brengt jaarlijks schriftelijk een financieel verslag uit aan de penning­ meester van de vereniging. Eventuele baten maakt hij ten minste een­ maal per jaar over naar de penningmeester.

Artikel 9. Keuringen
9.1 Het bestuur benoemt uit de leden een keuringscommissie.
9.2 De keuringscommissie verricht haar werkzaamheden conform het als bijlage bij dit huishoudelijk reglement opgenomen reglement keuringen.

Artikel 10. Het verenigingsorgaan
Onder de verantwoordelijkheid van het bestuur wordt vier maal per jaar een mededelingenblad, het Bulletin, uitgegeven. Het bestuur benoemt hiervoor een eindredacteur. In het Bulletin worden onder meer opgenomen
• verslagen van ledenvergaderingen;
• mededelingen van het bestuur;
• informatie over nieuwe uitgiften;
• studies, voor zover betrekking hebbend op de onder het doel van de vereniging vallende verzamelgebieden;
• veilinglijsten en veilingopbrengsten;
• advertenties.

Artikel 11. Slotbepaling
In alle gevallen waarin de statuten, dit huishoudelijk reglement, en de hier­ na volgende bijzondere reglementen niet voorzien, beslist het bestuur.

Bijlagen bij het huishoudelijk reglement
1. Reglement keuringen
2. Veilingreglement
3. Reglement voor de nieuwtjesdiensten
4. Reglement voor het rondzendverkeer

Reglement keuringen

1. Bij de keuring zijn er twee mogelijkheden:
1.1. De keuringscommissie verstrekt een verklaring van echtheid. Deze is gratis. Wél dient men bij de aanvraag tot keuring een voldoend – des­ gewenst voor aangetekende retourzending – gefrankeerde envelop bij te sluiten.
1.2. De commissie verstrekt een certificaat met kleurenfoto’s van de zegels, e.d. De kosten hiervan dienen te worden vergoed.
2. De keuring geschiedt naar beste weten, zonder dat de keuringscom­missie of de vereniging daarvoor aansprakelijk kunnen worden gesteld.
3. Inzending, keuring en terugzending gebeuren voor rekening en risico van de inzender. Noch de keuringscommissie noch de vereniging kun­nen aansprakelijk worden gesteld voor eventuele vermissing of bescha­diging van ter keuring aangeboden materiaal.
4. In de aan de vereniging verschuldigde keuringskosten zijn, indien een certificaat wordt gevraagd, begrepen de kosten van twee kleurenfoto’s en van aangetekende retourzending.
5. Geen certificaat, noch foto’s, worden verstrekt als het ter keuring aan­ geboden materiaal vals of niet origineel is.

Veilingreglement

1. Inzenders dienen lid te zijn van de vereniging.
2. De veilingmeester kan terzijde worden gestaan door een veiling­ commissie.
3. Het aangeboden veilingmateriaal dient aangetekend of met verzekerd vervoer, en goed verpakt te worden toegezonden aan de veilingmeester, dan wel aan een daartoe uitdrukkelijk aangewezen lid van de veiling­ commissie. Bij de inzending dient een duidelijke specificatie te worden gevoegd van het aangeboden materiaal, eventueel met vermelding van de inzetprijzen. De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beschadiging of verloren gaan van toegezonden veilingmateriaal.
4. Indien het aangeboden veilingmateriaal niet overeenstemt met de door de inzender bijgevoegde beschrijving is het feitelijk aangebodene maatgevend.
5. De veilingmeester heeft het recht ingeleverde kavels te weigeren indien naar zijn oordeel de kwaliteit van de betrokken kavels te laag, of de gevraagde inzetprijs te hoog is.
6. Het veilingmateriaal is vanaf het moment van ontvangst tot het moment van de afgifte verzekerd voor het bedrag van de inzet.
7. De inzender kan voor het ter veiling aangebodene zelf een inzetprijs bepalen. In dat geval zal voor eventueel niet verkochte kavels 5% over het inzetbedrag in rekening worden gebracht. Indien de inzender het vaststellen van de inzetprijs overlaat aan de veilingmeester zal geen retourprovisie worden berekend.
8. Het is de veilingmeester toegestaan om, waar nodig in overleg met de veilingcommissie, het aangebodene geheel of gedeeltelijk schriftelijk te veilen.
9. De kavels worden naar beste weten omschreven. Zij worden daartoe vooraf door de veilingmeester of, bij delegatie, door de veilingcommissie beoordeeld. ·
10. Indien een kavel niet beantwoordt aan de beschrijving kunnen leden in de zaal dit vóór de aanvang van de veiling kenbaar maken. Als het bezwaar terecht is wordt het kavel teruggenomen.
11. Tot de veiling worden uitsluitend leden van Postaumaat toegelaten. Geschorste leden worden niet toegelaten.
12. De leden kunnen schriftelijk en/of in de zaal bieden. Eén van de bestuursleden biedt namens de schriftelijke bieders. In geval van een gelijk uitgebracht bod heeft de bieder in de zaal voorrang boven de schriftelijke bieder. Bij een schriftelijke veiling geldt het eerst binnen­ gekomen hoogste bod.
13. Biedingen worden per bod tot € 10,- met € 0,50 verhoogd; vanaf € 10,00 tot en met€ 24,00 met € 1,00; vanaf € 24,00 tot en met€ 50,00 met € 2,00; vanaf € 50,00 tot en met € 200,00 met € 5,00 en daar­ boven met € 10,00.
14. Gekochte kavels kunnen na afloop van de veiling tegen contante betaling in ontvangst worden genomen. Kavels uit de zaalveiling waar­ op niet wordt geboden, kunnen na afloop van de veiling alsnog tegen de inzetprijs worden gekocht.
15. Voor niet op de veiling afgehaalde kavels wordt aan de kopers een nota toegezonden. Zij dienen het bedrag van deze nota, met inbegrip van de verzendkosten, binnen 14 dagen na de ontvangst over te maken naar de rekening van Postaumaat, afdeling Veiling.
16. Kopers die zonder opgaaf van redenen langer dan een maand, of voor kortere tijd indien van herhaling sprake is, in gebreke blijven te betalen kunnen van deelneming aan de veiling worden uitgesloten.
17. Kavels die na twee maanden niet door de koper zijn betaald worden in een volgende veiling opnieuw geveild. Indien de opbrengst dan minder bedraagt dan de eerste keer komt het verschil voor rekening van de in gebreke gebleven koper. Een eventuele meeropbrengst komt ten goede aan de inzender.
18. Zaalkopers en schriftelijke bieders dienen eventuele reclames binnen twee weken na ontvangst aan de veilingmeester te melden. Deze neemt de desbetreffende kavels in ontvangst en doet, daarin zo nodig bijgestaan door de keuringscommissie van Postaumaat, zo spoedig mogelijk, in elk geval binnen één maand, uitspraak over het al of niet terecht zijn van de reclame. Eventuele kosten van onterecht bevonden reclames komen ten laste van de reclamant.
19. Reclame is niet mogelijk voor kavels die bestaan uit restanten, ver­zamelingen, bundels, partijen, e.d. en voor kavels waarbij een kwali­teitsafwijking is vermeld .
20. In geval van reclame wegens beschadiging door verzending dient te worden aangetoond dat de beschadiging inderdaad door de verzen­ ding is ontstaan.
21. Het eigendomsrecht gaat over bij betaling.
22. De veilingkosten voor de verkoper bedragen 10 % over de opbrengst van de verkochte kavels. Daarnaast is de verkoper per ingezet kavel een kavelgeld van € 0,25 verschuldigd.
23. De veilingkosten voor de koper bedragen 5 % van de kosten van de gekochte kavels.
24. Bij geschillen over veilingaangelegenheden doet het bestuur van de vereniging een bindende uitspraak.

Reglement voor de Nieuwtjesdienst

1. De vereniging heeft momenteel twee nieuwtjesdiensten, te weten

• NIEUWTJESDIENST 1: Nieuwe postzegelboekjes van alle landen ter wereld.
• NIEUWTJESDIENST 2: Rolzegels Nederland.
  Voor namen en adressen zie het Bulletin.

2. De nieuwe postzegel- en automaatboekjes en rolzegels van alle landen zijn, in principe, leverbaar.
3. Levering vindt plaats tegen kostprijs (d.w.z. met inbegrip van de kosten van verzending, BTW, e.d.) met een toeslag van 10 % ten behoeve van de vereniging.
4. Indien de hoogte van het bedrag dit gewenst maakt wordt het mate­ riaal aangetekend verzonden.
5. Bijzondere wensen (variëteiten, telblokjes , cilindernummers, kleur­ strepen, e.d.) kunnen kenbaar worden gemaakt, maar een garantie voor de levering kan niet worden gegeven.
6. De boekjes, zegels, etc. dienen door de afnemer te worden geaccep­ teerd zoals zij worden aangeboden. Een garantie voor perfecte tanding kan, bijvoorbeeld, niet voor zegels uit boekjes van alle landen worden gegeven.
7. Bij het afsluiten van een abonnement verplicht de abonnee zich tot afname. Voor het opzeggen van het abonnement geldt een opzegtermijn van één maand. Materiaal dat op het moment van opzegging is besteld, maar nog niet aan de abonnee is uitgeleverd, dient te worden afgenomen.
8. De abonnee ontvangt bij de toezending een nota. Hij dient deze nota binnen 8 dagen na de daarop vermelde datum te betalen.

Reglement voor het rondzendverkeer

Artikel 1. Algemene bepalingen

1.1 De commissaris voor het rondzendverkeer (hierna aan te duiden als CR) is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het rondzend­ verkeer. Hij is gemachtigd om, naast het overige in dit reglement bepaalde, aanwijzingen aan inzenders of afnemers te geven teneinde een goede gang van zaken bij het rondzendverkeer te bevorderen.
1.2 Een inzender of afnemer die bij herhaling de regels overtreedt of de aanwijzingen van de CR negeert, kan door de CR van deelneming aan het rondzendverkeer worden uitgesloten. Hiertegen kan beroep worden ingesteld bij het bestuur.

Artikel 2. De commissaris voor het rondzendverkeer
2.1 De CR is bevoegd tot het instellen van secties die hij, na voorafgaande goedkeuring door het bestuur, onder de leiding van sectiehoofden kan plaatsen. De CR regelt de werkzaamheden van de sectiehoofden en legt hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden schriftelijk vast.
2.2 De CR heeft het recht ingezonden boekjes, die naar zijn oordeel niet voor circulatie in aanmerking komen, te weigeren. Deze inzendingen worden onder opgave van redenen geretourneerd.
2.3 De CR verstrekt voor de boekjes die hij voor opname in het rondzend­ verkeer behoudt aan de inzender een bewijs van ontvangst, onder ver­ melding van de registratienummers en de uitgeprijsde waarde van de boekjes.
2.4 De CR is bevoegd de aandacht te vestigen op beschadigde of gerepa­ reerde zegels. Ook iedere afnemer heeft dit recht, mits met bijplaatsing van zijn stempel.
2.5 Bij het aantreffen van niet als zodanig aangeboden, valse of vervalste stukken worden deze door de CR uitgenomen. De inzender wordt hier­ van op de hoogte gesteld. In het boekje wordt in het desbetreffende vakje een aantekening geplaatst, luidende: ‘uitgenomen ingevolge artikel 2, lid 5 regl. rondz.’
2.6 De CR stelt voor iedere rondzending een circulatielijst op. Daarbij streeft hij er zoveel mogelijk naar om iedere afnemer bij toerbeurt als eerste een zending aan te bieden.
2.7 De CR retourneert de boekjes na circulatie aan de inzender en maakt daarbij aan deze de opbrengst van diens verkoop over, verminderd met de aan de vereniging verschuldigde provisie en de portokosten wegens het retourzenden.

De provisie bedraagt 10% van de opbrengst.

Artikel 3. De inzenders
3.1 De vereniging stelt zijn leden in de gelegenheid rondzendboekjes en rondzendenveloppen (verder in dit reglement als ‘boekjes’ aangeduid) in te zenden met postzegels, postzegelboekjes, automaatstroken, poststukken, e.d. (verder in dit reglement als ‘zegels’ aangeduid). De inzendingen dienen betrekking te hebben op het specialisatiegebied van de vereniging.
3.2 Om voor opname in het rondzendverkeer in aanmerking te komen dienen boekjes bij de CR te worden aangeschaft.
3.3 Inzendingen dienen aangetekend, dan wel met verzekerd vervoer, en goed verpakt aan de CR te worden toegezonden, onder bijvoeging van een schriftelijke opgave van het aantal ingezonden boekjes en de uit­ geprijsde waarde van ieder boekje afzonderlijk. De inzender draagt alle risico’s totdat de boekjes door de CR zijn ontvangen.
3.4 De vereniging is tegenover de inzender verantwoordelijk voor de in­ gezonden boekjes vanaf het moment waarop deze in goede orde door de CR zijn ontvangen. Schade ontstaan door omruiling of beschadiging wordt slechts vergoed voor zover de inzender deze, naar het oordeel van het bestuur, voldoende overtuigend heeft aangetoond en hem zelf geen schuld treft.
3.5 De inzender wordt geacht overtuigd te zijn van de echtheid van de aan­ geboden zegels en de daarop voorkomende afstempelingen, tenzij hij deze als vervalsing aanbiedt, in welk geval dit duidelijk moet zijn aan­ gegeven.

Artikel 4. De afnemers
4.1 Iedere afnemer dient in het bezit te zijn van een nummerstempel ten­ einde zijn uitname uit de boekjes te kunnen markeren. Deze stempels worden verstrekt door de CR tegen betaling van een waarborgsom van
€ 4,50 en blijven eigendom van de vereniging. Zij moeten bij beëindi­ging van de deelname aan het rondzendverkeer bij de CR worden in­ geleverd, waarna de waarborgsom zal worden terugbetaald.
4.2 De afnemer is bij ontvangst van een zending verplicht zich te overtuigen van de aanwezigheid van een circulatielijst en van de daarop geregistreerde boekjes. Hij dient de aanwijzingen op de lijst op te volgen. Bij constatering van een onregelmatigheid dient hij hiervan onmiddellijk zijn voorganger op de lijst en de CR op de hoogte te stellen.
4.3 Bij het aantreffen van een leeg vakje dient hij daarin een verwijzings­teken en op de bladzijde daarnaast een aantekening, voorzien van zijn stempel, te plaatsen. Zijn voorganger op de lijst dient de waarde van het ontbrekende te vergoeden.
4.4 De afnemer dient elk vakje waaruit hij een aankoop doet te voorzien van een duidelijk stempel en zijn aankopen op correcte wijze op de circu­latielijst te verantwoorden.
4.5 Indien een lid zich schuldig maakt aan omruiling van zegels zal hiervan aangifte worden gedaan, onverminderd de verder door de vereniging te nemen maatregelen. Het betrokken lid is verplicht tot vergoeding van het omgeruilde en van alle in dit verband door de vereniging gemaakte kosten.
4.6 Een afnemer heeft het recht een zegel te kopen onder voorbehoud van keuring. Hij dient in dat geval binnen 3 dagen na de uitname van de zegel(s) contact op te nemen met de CR en volgens diens aan­ wijzingen te handelen.
4.7 De afnemer mag de zending maximaal 5 maal 24 uur in zijn bezit houden. Voor elke dag dat hij de zending langer behoudt, is hij een boete van
€ 1,00 verschuldigd.
4.8 Het totaalbedrag van de aankoop, in voorkomend geval vermeerderd met verschuldigde boete, dient binnen één week na de aankoop op de bankrekening van Postaumaat Rondzending te worden – over­ gemaakt, onder vermelding van het nummer van de zending.
4.9 De rondzending dient in de volgorde van de circulatielijst naar de opvolger te worden gebracht of toegezonden.
4.10 Bij verzending per post is aantekenen met aangifte van de gelds­ waarde, dan wel verzekerd vervoer verplicht; het bewijs van ter post­bezorging geldt als bewijs van afgifte. Overhandigt men de zending zelf aan de opvolger, dan dient men deze een ontvangstbewijs te laten ondertekenen.
4.11 De afnemer is verantwoordelijk voor de zending tot het moment waar­ op hij deze op de voorgeschreven wijze aan zijn opvolger heeft door­ gegeven.

De vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer V 40322017.